6种方式AP自动化确保无麻烦的发票审计

6种方式AP自动化确保无麻烦的发票审计

  • 应付账款自动化软件通过用数字发票更换纸张简化审计过程
  • 使用AP自动化软件,审计员可以访问与购买事务以及发票历史相关的实时信息
  • AP自动化需要更少的时间和成本,-à-vis是一个手工的,基于纸的审计,并提高准确性和遵从性
3月17日,2021年|应付账款

不久以前,仅仅提到审计这个词就足以吓到企业。审计人员会花数周时间查看大量的纸质记录,检查财务交易,建立他们的信誉,并成功地完成审计。这项工作很繁琐,包括检查采购订单、发票、日记账和其他与交易相关的文件。这一过程也是手动的,耗时的,并且经常被证明是审计人员和被审计组织的雇员的噩梦。

今天,由于通过人工智能,机器学习和云计算的应付账款(AP)流程的自动化,已经简化了审计,更重要的是,现在可以在几天内完成。除了节省时间外,AP自动化是否与检查大量纸张记录和文档列表的折磨,并为错误和差异留下了小空间。

快乐的审计员,快乐的员工

通过简化采购订单、合同、发票处理和批准的所有流程,AI Powered AP自动化软件为审计人员和内部员工创造双赢的局面。它能减少例外情况,更好地了解现金流,减少出错的机会,更好地控制财务。此外,由于员工不需要保持纸质记录,他们可以专注于日常工作和战略任务。

以下是应付账款自动化软件简化审计过程的六种方式

1.验证购买和批准

自动AP软件有助于确定所有购物的真实性。它跟踪了处理发票的整个历史记录。这使审计员可以轻松访问实时信息并交叉检查购买信息。此外,它可以自动化其他耗时的批准过程。每张发票都有有关当局所提出的所有批准的电子记录。自动批准工作流程提高了审计跟踪的可见性和透明度。它也可以配置为实现更好的优化。

2.存储和检索电子文档

当今最好的AP自动化软件是原生云的,它存储发票、采购订单、合同和审计所需的其他文档的数字副本。这些文件有助于理解购买了什么,购买前商定的价格,折扣(如果有的话)和实际收到的货物。所有这些信息都是必需的,特别是在检查涉及大量支付给供应商或在短时间内重复支付给供应商的不寻常交易时。此外,由于所有信息都存储在一个地方,审计人员不需要查看多个文件或位置。

3.防止并检测欺诈

AP自动化解决方案简化整个发票到付费过程。该软件可实现高级付款控件,如双因素身份验证和双重批准。前者需要付款批准者,以输入向其移动设备发送到其移动设备以授权付款的安全代码。双重批准为高于某个阈值的付款添加了额外的安全性。AP自动化还可以让职责分离,这反过来确保不同的人批准发票和付款。这种机制最大限度地减少了欺诈的可能性。

4.检查重复付款

AP自动化软件可以在发票号或供应商名称的帮助下识别重复付款。在进行付款时,将发布并应用于系统内的相应发票。此外,自动化系统完成后,自动化系统会关闭交易,这进一步降低了重复支付的可能性。它还可以直接向供应商发送汇款细节,让他了解付款日期和和解。

5.提供易于访问权限

通过应付账款自动化软件,所有与交易相关的数据都以可访问的格式存储,使审计师可以轻松查找信息。还有几乎没有文件丢失或错位的机会,这有助于加快审计。

6.提高合规

AP自动化软件确保组织的应付账款团队符合内部政策和不同地理区域的法规。这些功能减少了可能因发票不符合而产生的审计风险。

关键的外卖

AP自动化节省时间,提高审计准确性并使审计师可以轻松发现不一致。反过来,准确的审计提供有价值的外卖和对过程改进的建议。然后可以与管理层讨论这些建议,并实施以更好地简化应付账款进程。

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