3供应商主数据管理软件中的必备功能

3供应商主数据管理软件中的必备功能

2019年6月04|供应商管理

高效的主数据管理(MDM)对于通过更明智的数据备份决策创建竞争优势的任何企业的成功至关重要。无论您是否正在寻找数字化操作,优化P2P进程,尝试识别成本节省的机会,甚至考虑合并/获取的可能性,对正确的数据访问(即一致,准确,最新)是至关重要的。因此,具有强大的MDM功能是必须的。即使是花费分析,这是一个关键的第一步,采取任何战略决策,如果主数据不正确,可以产生不正确的结果。

低效的供应商主数据管理如何影响业务结果

供应商主数据出现错误的原因是,在大多数企业中,多个功能使用它们自己的项目、供应商和其他数据版本,这些版本在理想情况下应该是共享的公共资产。在同一企业中,不同的部门,如人力资源、市场营销、供应链等,维护各自的主数据。对于使用多个ERP系统的大公司来说,缺乏对主数据记录的严格管理导致不同地区、部门和系统之间的项目和供应商条目大不相同,从而导致大量重复。

供应商主数据可能丢失或不正确的数据元素 - 例如供应商的地址,付款条款,甚至税务识别号码。这可以错误地创建具有不匹配(甚至过时)供应商信息的多个记录。同样,项目主数据也可以具有复制和不一致的错误,在不同记录中具有相同项目的不同或不完整的信息。

主数据的不一致会导致许多错误——从用户在开发请求时选择了错误的供应商,到将POs发送到错误的电子邮件地址,等等。类似地,项目管理器中的不一致性可能会使推出目录和聚合企业范围的需求成为一项艰巨的任务。纠正这些错误代价高昂,耗时耗力,而且掩盖了真实的花费。

供应商主数据管理中的挑战

虽然大多数公司意识到供应商数据管理的好处,但他们未能在他们的ERP系统中有效地实施它。这个问题是由于数据输入的分散形式没有企业范围的治理造成的。分解内部环境中存在的这些数据竖井以获得正确的数据成为一个关键挑战。

此外,冲突的策略导致创建/更新主数据元素周围的不一致进程,增加TCO并使数据维护复杂化。有时即使是主数据的定义也在区域之间变化,这导致与该数据的设置和维护相关的过程中的差异。

企业需要什么

需要有一个单一的、值得信赖的源数据来提供一个综合的观点——“真相的一个版本”——以便更好地作出决策。需要一个提供360度数据视图的多域MDM解决方案。企业必须从不灵活的、部门系统驱动的数据视图转向灵活的、企业范围的生态系统。为此,数据——无论是本地数据还是云数据——都需要进行整合,以便提供一个全面的视角,帮助企业做出战略决策。在这里,拥有适当的数据治理可以帮助MDM活动获得成功。

选择正确的软件

在对企业的MDM当前状态进行初始评估之后(这涉及了解在设置、更新和停用主数据记录时的需求),应该进行数据质量评估,以了解数据的一致性、准确性和完整性。

一旦完成,需要选择并能够为供应商提供促进数据清除和启用供应商的主数据治理的软件。它应该能够自动排序和协调供应商/产品数据以删除冗余和不一致。对于跨不同地理位置,工厂,总线和多个后端系统存储数据的大型公司,最好的软件可以标准化和控制整个企业的数据流量是最好的。我们相信供应商管理软件必须具有这三个功能:

1)基于ai功能:供应商数据库软件应具有人工智能和机器学习功能,使其更容易筛选,管理和策划数据以创建全面的存储库。它应该具备检测存在于异质数据源中存在的重复和不一致,并创建基于已建立的分类法的单一标准化记录(仅限变化,以适应特定的法律,语言,监管和税收要求)。

2)与现有ERP系统集成:供应商管理软件应该是一个单一的、与供应商无关的平台,具有端到端功能,并且可以合并数据集成、数据治理和业务流程管理。与现有主数据源/ ERP系统的轻松集成是至关重要的——它应该能够连接到现有的主数据源,从而为企业带来最先进的采购和采购功能,而不会破坏企业的ERP / MRP战略。它应该充当一个主数据保护伞系统,跨多个源清理和规范化主数据,以达到“一个真理的观点”。

3)持续数据质量维护:在初始清理完成后,软件应该能够持续维护主数据的质量(使用ai支持的数据治理)。它应该能够持续地监视工作流并采取纠正措施,并为主数据创建和管理一个记录的中心,或记录的索引。

正确的供应商主数据管理软件可以帮助您创建一个既可靠又一致的“数据黄金副本”。

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