根据Gartner的研究,只有三分之一的组织变革是明显的成功,一半是明显的失败。随着新兴技术推动转变后的采购过程,对于变更经理来说,了解对最终用户的真实影响,并预测和克服抗拒变更的人的担忧是至关重要的。

GEP -在一份新的白皮书中对这一适时的话题进行了深入的探讨在采购中改变管理:在数字时代做正确的。该文件解决了变革管理工作面临的最大挑战,并指导采购领导者更有效地管理变革,将其作为数字化转型的一个组成部分。

里面有什么:

  • 变化心理——分析、预测和影响员工行为
  • 新技术对采购过程的影响
  • 用于有效沟通和用户教育的新数字工具

希望采购领导人希望成功转向其组织的数字转型。

执行概要

变革管理的未来在于改变我们管理变革的方式。随着人工智能(AI)、机器人流程自动化(RPA)和区块链等新兴技术的出现,可以创建新的支付源(S2P)流程——这些流程不仅是一步一步的改进,而且积极创建新的数字环境,并彻底改变采购在其中的运作方式对于变更管理人员来说,理解变更对最终用户的真正影响并找到创新的方法来推动采用变得更加重要。

几十年来,传统的变革管理实践已经失明了所涉及接受变革所涉及的心理方面的重要性。理解和与变化电阻的思想有关,最重要的是在将来成功推动数字转换。随后,还需要增长的需要增强沟通和学习方法,并将其利用作为改变采用的推动者。

与Catchy主题线的古老电子邮件通信,专为大众观众设计,是过去的事情,应该被更多的人际交往方法所取代。同样,已知传统学习方法是资源重和效率低,投资缓慢的回报。本文重点介绍,解决了所有上述挑战,并指导采购领导者和更改管理人员更有效地管理变革作为其数字转换的组成部分。

采购过程发生了什么变化?

持“数字第一”态度的公司将利用现有的和新兴的技术,如人工智能、基于云的解决方案、先进的预测分析、认知计算和自然语言处理,以创造创新和有竞争力的流程、产品和服务。

Source-to-Contract (S2C)

虽然最初的信念可能是,S2C活动是战略性的,因此必须需要人类的干预,但在某些领域,技术将推动变革。在采购战略的发展中将嵌入高水平的人工智能(AI)。目前,高级支出分析、机会识别和外部/市场洞察开发都是由人类完成的。在未来,人工智能将使这些活动成为可能,并将洞察力带回品类经理,让他们的团队进行审查。

此外,光学字符识别(OCR)技术取代了以前的合同元数据提取等普通任务,使合同搜索更加容易。前端“自助”记分卡将允许供应商提供最新信息,使供应商的风险评估和绩效管理实现自动化。这将减少或消除专门的供应商关系管理角色的需要。

Procure-to-Pay (P2P)

采购进程包括战术采购,从未成为荣耀的领域。长度负担手动,重复任务,P2P功能开始看到通过新兴技术引入的戏剧性影响。行业报告各不相同,但平均降低了60%的P2P相关资源减少为手动过程被机器人过程自动化(RPA)脚本和机器人的组合所取代。

随着区块链和智能合同等技术的进步,未来的采购将受到重大影响,但对于大多数组织来说,这还需要几年的时间。但是,现在必须采取步骤,为组织(最重要的是数据)未来的技术发挥做好准备。

感知和实用性

人类是难以驾驶的,寻求舒适和稳定,并愿意朝着一个现状,使他们带来最小的不确定性。因此,改变对典型的个体来说是不可取的。然而,进展带来了变化,需要人类适应和生长。

科技给生活方式和商业带来了根本性的变化。组织利用新技术的能力,同时维持成本和成功地管理企业、个人和领导级别的变化,决定了他们的未来。

随着技术改造成本的增加,企业很难保持竞争力,现在比以往任何时候都更重要的是要确保变革计划的未来。理解变革的心理,以及技术对过程和变革管理的影响,是典型变革的核心。在接下来的几个小节中,我们将向您介绍三个概念:

  1. 变化心理学——分析、参与和预测员工行为
  2. 新技术对采购的影响
  3. 新兴技术对变革管理的影响

改变的心理

改变代理人:成功的关键

更改生成需要转移到目标受众的新知识。虽然项目经理控制和协调所有工作流,但更改代理负责维护与团队中的更改通过的目标受众的联系。

在一个典型的采购功能中,变更代理处于以下角色之一:

  1. 办公室管理员
  2. 高级用户- S2C(分析师、品类经理等)
  3. 高级用户- P2P流程(申领人、收货人等)

传统上,变更管理计划包括三个工作流,全面实施变革:目标受众分析,沟通和培训。与彼此相结合,这三个组成部分有助于为各种规模的组织实现改变的参与。

从历史上看,所有技术变革中缺失的和不言而喻的元素就是同理心。员工被视为机器,只需按一下按钮就会发生变化。要在管理变更时采取主动而不是被动的方法,理解变更抗拒的原因以及对变更抗拒者的影响是至关重要的。

在一个改变电阻的头脑里

有一组典型的问题会在一个抗拒改变的人听到改变的传言时脑海中浮现:

  • 什么是变化?我希望它不会影响我。
  • 我能应付这些变化吗?
  • 这些变化会影响我的工作表现吗?
  • 我是否能够匹配我的同伴适应这些变化?

著名的特许心理学家约翰·m·费雪(John M. Fisher)提出了《转变的过程》(The Process of Transition),这是对个人变化的精彩分析:

变更经理的目标是控制过渡过程,防止因所涉及的不确定性而产生幻灭或敌意。有效的训练和沟通方式对个体从焦虑到逐渐接受到稳定的“前进”状态起着关键作用。

抵制变革的原因

我们知道,抗拒改变是人类本能的反应。产生阻力的原因可以简化为以下两类:

  1. 心理
  2. 领导/组织

心理

对于变更管理者来说,变更阻阻器内部的活动是最难以成功理解的。能够预测抵制、计划应对和影响人们的行为是变革管理者的最终目标。

以下是不同行业员工抗拒变革的主要原因:

  • 关于改变需求的歧义
  • 排除在变更设计讨论之外
  • 改变日常生活——走出舒适区
  • 对改变的好处和回报缺乏可见性
  • 对能力的担忧
  • 工作量增加——在现有职责之外

领导/组织

“领导力和学习是不可或缺的。——约翰·f·肯尼迪

所有变革努力的基础是员工和领导之间的信任。在这里,变更经理的责任是帮助在领导和员工之间建立信任的桥梁。缺乏对成功实施变更管理计划的信任是一个关键因素,通常也是抗拒者不满的根本原因。然而,这里有一些其他的顶级阻力因素:

  • 公司不满意变革实施的历史 - 人,过程和技术
  • 组织文化和心态
  • 领导和员工之间缺乏沟通
  • 变更时间太短
  • 在变更期间和之后缺乏支持(以前的实施)

新兴技术及其对采购的影响

对于变更管理人员来说,了解新兴技术的实现所导致的变更的总体影响是至关重要的。预计的变化将围绕流程、技术、组织和员工技能。采购中的几个角色将直接受到这些变化的影响。这些角色是作为变更管理计划的目标受众的角色。

过程和技术变化

人工智能和机器人过程自动化

RPA预计将与AI一起用于大多数采购转型,并对S2C和P2P产生变化影响:

S2C活动 变化的影响
花费分析和机会评估 尽量减少人工清理、规范化和分类支出数据的工作量;减少识别机会和确定机会优先级的工作
生成改进 品类/采购经理只需指定品类/子品类和潜在的供应商。除了基本的需求输入外,创建RFXs的手工工作将停止
与供应商 不需要专人(采购员、采购主管)来回答供应商的问题
评分和接收供应商回复RFx分析自动化,从而更快地做出决策 RFx分析变得自动化,从而更快地做出决策
反向拍卖 人类的角色降低到管理员,为RPA系统提供非常基本的细节。电子拍卖会自动进行和分析
报告和分析 按需报告支出和合同管理;大大减少了手动创建报告的时间和精力
创建/起草的合同 消除搜索/创建合同模板和条款所需的手动工作
合同的优化 消除了为了遵循SLA而手动分析契约的需要
合同数据提取 取消上传合同后提取元数据的手动步骤
供应商风险识别 更快捷、更容易地获取供应商风险信息——类似于目前可用的信用评级信息——从而更快地做出决策和选择供应商
P2P活动 变化的影响
引导购买 提高采购货物和服务的效率
征用 自动请求消除了在手动创建上花费人力小时的需要
审查请购单 花费遵从在请求阶段被驱动,并消除了下游批准的需要
采购订单(PO)创建 自动化PO处理消除了在此活动上花费工时的需要
清算收货/发票收据 更高效的发票匹配,而不需要手动匹配发票

区块链

区块链的变化影响预计主要在P2P:

P2P活动 变化的影响
发票 更安全,自主和高效的交易在买方和供应商之间
Requisition-to——支付过程 提高了透明度,可审计性,减少了无需文档的手工工作,提高了买方和卖方之间的信任。随着透明度的提高,审计、处理账单、解决纠纷和增强利益相关者之间的信心将变得更容易

角色变化

资源将进入更具战略性的角色;平凡的任务将自动化;新进程将生成对新角色的需求。

信息技术的角色:

  • 信息技术的角色:
    • 由于基于云的解决方案由解决方案提供商管理,因此所需的IT资源将更少。
    • 数字转型IT策略师(一个新角色)将监督数字转型路线图的创建。他们将与采购部门合作,根据客户和利益相关者的需求确定潜在的解决方案。
    • 科技型中小企业将重点关注新兴技术的应用和支持。
  • 流程和技术卓越中心(COE):新兴COE队将包括流程和配置经理,他们在每个流程步骤中经过良好精通,并在新技术实现中受过高度训练。
  • 分析角色:这些角色的新员工将需要业务分析,深数据挖掘,数据科学和预测分析技能。
  • Source-to-Pay角色:
    • SRM经理:通过支持自动化供应商分层的工具,供应商KPI自我报告,自动发票和付款授权,供应商关系经理,武装有限公司,武装的事实和知识,将致力于专注于战略供应商关系,利益相关者参与,创新和供应商绩效风险。
    • 采购业务:RPA和AI工具将自动化战术采购请求,与类似亚马逊的工具集成,以主动识别和渠道支出,并自动执行质量检查。一些资源将被重新部署到新的角色。
    • 主数据:技术解决方案将从供应商中捕获初始和更新的主数据,并促进审核和批准。花费数据将更频繁地使用特定于组织的花费层次结构更新,并且Web搜索功能将替换目录创建和使用区块的维护。主数据管理(MDM)将利用机器人输入剩余的主数据。MDM团队将执行质量评价。
    • 采购经理:指导采购和自动分类、RPA/ ai驱动的机会评估、自动RFQ/RFIs、利益相关方评分的自动跟进、自动合同模板创建、自动合同风险评估和协作红线将采购经理的角色提升为强有力的谈判者。

用技术来管理变化

沟通方式的改变

在促成典型变革管理计划的所有因素中,沟通在中心。在当今的数字时代,通过我们的指尖提供的信息,个人的学习习惯已经进化,通信渠道应该也是如此。

对更快捷、更智能、更方便的沟通方式的需求,如工作环境之外的那些可用的方式,正在推动新现实的发展,远远超越传统的、基于文本的电子邮件。这些包括:

  • 即时支持(Chatbots):随着消费者的注意力持续时间的缩短,他们习惯了方便获取的支持,就需要按需提供帮助台。人工智能和机器学习现在可以让机器人进行各种自然聊天,并评估请求者的需求。
    应用程序:RFX事件创建者可以询问Chatbot,“这个平台支持的货币是什么?”并期望有货币列表作为回报。
  • 信息图表和互动通信:研究表明,人们只记得他们所听到的10%,其中20%的读物,但他们所看到的80%。信息图表有助于传达最大信息,同时占用有限的空间,令人赏心悦目。
    应用程序:多级串行或并行的项目里程碑批准过程可以简单地使用信息图进行沟通。
  • 社交媒体采用:从目前的B2C市场扩展,社交媒体准备接管B2B和公司内部沟通。它已经被一些大型组织所采用,它的优势在于在线社区格式,作为在项目相关和社会环境中提供简洁、易于访问和行动驱动的信息的载体。
    应用程序:像Slack这样的应用程序使用文件共享,组织的对话,可搜索历史记录和语音/视频呼叫使工作相关的协作更简单。
  • 改进的故事:虚拟现实技术可以让用户沉浸在一个拟议计划的虚拟模型中,从而简化情感联系的建立。这极大地帮助跨越多个行业的设计师和感知者之间的沟通鸿沟。
    应用程序:工厂员工可以使用在虚拟现实空间中构建的具有成本效益、低风险、方便的虚拟机器进行培训。

学习方法的变化

“比你的竞争对手更快学习的能力可能是唯一可持续的竞争优势。——Arie de Geus(壳牌战略规划集团负责人,1989年)

作为传统学习与发展(L&D)战略的一部分,教师指导的学习方法已经使用了很长时间。尽管它们以在课堂上创建直接“教学-反馈”循环的能力而闻名,但它们也有自己的缺点:大量的资源需求和长期的投资回报。新兴技术正将我们带向一个更具体验性的学习系统,利用新的方法/工具改变L&D,包括:

  • LMS系统(网络学习):基于云的学习管理系统,已经在多个组织使用,将课堂培训转换为按需服务。该模型使培训人灵活地以自己的步伐和便利(移动学习)学习。
    应用程序:使用以低成本提供自我学习环境的SaaS平台将降低培训成本,同时提高效率。
  • Microlearning:微型学报是一项企业教育战略,促进短,咬合和逻辑结构课程的学习。学习不再限于个人的职业工作场所,而是超越影响终身教育。
    应用程序:使用微学习技术设计的学习课程,如基于场景的章节、游戏化活动和高影响力的背景图像将推动参与度。
  • 虚拟和增强现实化身:虚拟教练指导的培训允许利用教练的知识和身体语言来构建按需课程。此外,一些行业也受益于通过再现任何专业工作环境的虚拟第一人称视角,以便在方便的情况下进行培训,而且监督最少。
    应用程序:在导师的指导下,通过VR远程向学员举办全球培训课程,并使用AR复制重型机械操作,使学习变得安全、简单和具有成本效益。
  • 人工智能:评估员工的学习模式,以自动定制课程和最大化学习,是人工智能将如何影响当前和未来十年的企业员工培训。随着个性化测试和测验为企业带来可衡量的回报,人工智能技术加强了培训的未来。

结论

为了将采购企业转变为对变革和技术友好的组织,我们建议采取以下做法:

  1. 拥抱同情作为组织变革管理工作流的新手,重点是变革的心理。此扩展的目的是:
    1. 理解并预测人类在不可预见的情况下的行为
    2. 承认抗拒变革的原因
    3. 积极地计划全面地应对变化的阻力
  2. 了解并整合新兴技术,如AI, RPA和区块链。此外,与受影响的受众(如供应商、业务干系人、品类经理和其他采购专业人员)一起提高意识并解决变更影响。
  3. 通过利用最新的沟通和培训技术来改变改变管理技术。大规模技术变革管理项目通过建立可关联,用户友好,方便,经济高效的学习和沟通模式来抵抗。

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