介绍

没有两种方法。策划和执行的采购部署部署(P2P)技术在企业采购组织及其金融伙伴之间创造了更好的运营动态。

但是错了,你可以做得更好的弊端。

毫无疑问,P2P软件可以让生活容易地采购团队。但采购对整个价值链有直接影响,特别是在应付账款和金融的下游团队上,P2P软件可能无法满足这些团队的要求和挑战。

底线是:让您的企业合作伙伴头疼的采购解决方案根本不是解决方案。

本文介绍了企业如何为所有利益相关者进行双赢的方案,以便付费技术选择和部署。

采购付费的案例

有一个引人注目的业务案件来实现最先进的采购待支付系统。标准化,供应商合理化,从订单增加到交付的速度,提高了解,采购合规性,授权和批准都是部署P2P系统的清晰和广泛持有的理由。每个人都赋予采购部门的利益,并作为整体战略的一部分 - 可以提供重大的成本降低,储蓄和效率的改进。

新系统必须代表阻力最小的路径,并规避新过程应该比坚持规则更困难。这意味着需要大量的努力来确保配置,工作流,目录和主数据都设计,使得用户不会绘制到Maverick支出,所有这些益处都丢失。

然而,它是否实际提供这些福利,而且在很大程度上取决于P2P系统如何有效地嵌入到其余的业务中。在其他地方可能不欢迎一个区域的过程改进或加速度。

在整个企业中实施采购到薪酬的系统代表了一个大的变化 - 而不仅仅适用于他们如何搜索的最终用户并购买所需的商品和服务。事实上,它可能代表了必须处理新系统的影响的财务和帐户应付职能的更大变化。

如果不加以适当的注意,这些后果可能会被证明是相当负面和昂贵的。一种旨在更大程度地节约和降低成本的新采购系统,当更大的图景显现出来时,可能会起到相反的作用。

成功P2P实施的关键是抵制只关注采购部分的诱惑,并确保付款部分也相同的关注。

意外后果

用于实现P2P软件系统的关键驱动程序之一是希望使最终用户更容易订购他们需要的东西。这通常被称为“消费式”或“亚马逊样”购买。

通过拥抱消费式购买经验来改善最终用户体验的愿望应该有一些警告。为满足采购和财务团队的需求,我们应仔细选择P2P解决方案。

P2P系统需要更容易使用并提供比替代方法更加上限。实际上,有趣和吸引人的经历将鼓励系统采用和使用。

带有图片、比较功能、产品包和综合搜索功能的目录都是优点。其他一些常见的消费者风格的体验也会导致一些实际的问题:例如,特别优惠、交叉销售、追加销售和“人们买了什么也买了什么”的促销都不利于标准化和购买纪律,给预算带来额外的压力,并最终影响现金流。

尽可能简单地找到以人们真正享受的方式找到所需的商品和服务,同时消除了所有其他一切的分散注意力诱惑。

例如,如果十几个笔记本电脑的订单成为有十几笔记本电脑的订单,有配件捆绑包,较大的触摸屏和十几个高底座椅子,那么原始项目预算可以去海瓦。尽可能简单地找到以人们真正享受的方式找到所需的商品和服务,同时消除了所有其他一切的分散注意力诱惑。虽然这可以通过签名批准停止,但您的团队现在正在与这种自我危害问题更长的过程中与失望的最终用户进行损坏控制。

帮助供应商帮助你

基于预先批准的目录的订单,谈判价格和术语应仅包含标准,批准的项目,以确保随后的发票在演示时将是正确的。

但供应商可以选择合并多个订单的发票。删除与原始订单相匹配的信息可能很棘手。在订单确认和发票之间,全部介绍了新的价格和运费,更改的数量和规格。在指定多道匹配的情况下,这可以创建重要的处理开销,以获得批准的发票。

不可避免地,发票创建和处理是在部署期间需要仔细考虑的采购到付费软件解决方案的一部分。提供供应商的手段将订单翻转到P2P系统中的门户中的发票是良好的潜在解决方案。但是,您可能已经将现有的电子数据交换(EDI)互连与具有大容量供应商的企业资源规划(ERP)系统互连。在任何一种情况下,纸张发票仍然是大多数应付账款团队的日常生活的一部分。

考虑您应付账款团队的信息需要有效地从供应商提供发票,并确保您的申请和订购流程预期并支持这些要求。

因此,您必须确保您的订单 - 以及其中的数据 - 可以由您的供应商处理到您自己的帐户应付团队可以有效处理的发票中。考虑您应付账款团队的信息需要有效地从供应商提供发票,并确保您的申请和订购流程预期并支持这些要求。通过指定正确的强制性字段并确保在申购阶段包含正确的主数据查找,采购团队可以对从收据到付款处理发票的时间产生真正的影响。

你的问题或别人的问题?

达到应付账款团队的例外和手动处理是购买活动的直接结果。如果新的P2P部署增加了这种疼痛的音量和频率,那么它既不用于整体财务也不是企业。

请注意,例外包括在订购的内容和收到的内容之间存在不匹配的情况。通常通过改变订单过程或纠正符合速度迅速识别和解决这些例外 - 无论是在购买者手中。在P2P软件中的正确配置,可以快速且容易地解决此类异常。

但导致最大痛苦的例外是由发票不匹配订购和收到的发票的例外。在许多情况下,原来的买家可能完全不知道这个问题,问题最终在应付账款团队的膝盖上。

如果收到的货物与订单不匹配,则买方将进入供应商。但如果买家收到他们订购的内容,他们将更有可能将其留给应付账款团队担心如果发票错误。但是,在他们成为别人的问题之前,有可能拦截和解决发票异常。

对于价格波动等,可以配置公差和津贴,使得可以自动或以最小的买方干预更容易地批准发票。

步骤1:确保订单具有所有数据,您的AP团队需要在发票上看到。

第2步:帮助您的供应商确保他们的发票是订单的互惠。

步骤3:获得正确的发票匹配规则和方法。

基本上,我们需要确保买方参与发票批准工作流程,并批准购买系统中配置的批准和发票和解进程 - 如果未定义 - 财务团队。

一种系统,可在很大程度上自动处理意味着只有最稀有的情况最终需要更加手动干预。

提醒邻居,争取邻居

新系统将带来预期的和非预期的变化。预期的改变是新系统所促进的工作实践的期望改进。但是,新系统强加的要求也可能导致变化。

区分您计划实施的更改以及新系统将在您身上侵入的变化非常重要,因为它们可能是互斥的。您可能计划只更改购买功能并将应付账款团队不受干扰,但P2P软件的设计和配置可能会导致不可能。

规划变革必须包括征集支持,也许更重要的是,更重要的是,财务团队的见解和指导。他们的预算和现金流量管理应成为P2P解决方案设计的直接贡献者。如果软件本身决定流程和行为,金融和应付账款必须意识到至少,但理想情况下,建议计划缓解和住宿。

新的P2P系统将为从它的速度开始处理的帐户生成新信息。如果发票突然开始到达新格式,则通过新颖的路线包含不同的信息,在更改的频率下,应付帐款团队会变得困难。此外,如果未计划,则迅速加速的申请循环,如果未计划,可以严重影响现金流。您将在链条应付账款结束的复杂性,工作量和成本中的意外飞跃,将否定所有的福利。

招募财务和AP团队,协助规划变革。确定更改的流程何处,这些过程不仅影响不仅影响采购而且融资。他们的洞察力将确保最终系统确实提供了预期的好处。

招募财务和AP团队,协助规划变革。确定更改的流程何处,这些过程不仅影响不仅影响采购而且融资。他们的洞察力将确保最终系统确实提供了预期的好处。例如,对于供应商提供的更有利的付款条件,以换取其遵守新的发票过程是一个很好的举动,只有在财务团队有流程和现金流量,组织以应付它。

技术驱动的创新

通过包括对整个企业的变化进行调查和计划,采购团队可以开始利用技术创新,知道它们不会弊大于利。

一个例子是动态折扣。现金流量对您的供应商财务部门的价值与您的财务部门一样多,而且供应商越早而不是以后的支付。通过向供应商提供立即付款,以回报该发票的现货折扣,买方可以在为供应商添加价值的同时降低来源的成本。

在该软件中,买家可以将发票转换为立即或优惠付款条件的报价,供应商则可以以折扣的还价作为回应。如果双方同意,交易就达成了,付款必须按照条款进行。

因此,在考虑如何部署动态折扣时,采购和财务之间的对话将是关键。从根本上说,决定支付时机价值的将是金融业。现金流预测和权责发生制会计都有助于理解什么价值固定在一个特定的加速支付。如果这只是买方主导的行动,那么为立即付款而实现折扣的良好意图可能会导致总体成本更高。在现金是关键的时候,立即付款可能最终会比折扣更贵。

利用技术可以带来更多储蓄,更好的成本控制和更高效率的创新,但没有首先锻炼潜在的成本。

然而,动态折扣和P2P软件的类似创新提供了巨大的潜在节省。采购部门需要能够利用这些机会。在这一点上,以及P2P循环的其他部分,金融和采购是平等的参与者,一个考虑了所有因素的计划所产生的协同效应是显而易见的。

报告-相同数据的相反观点

没有秘密,采购和金融并不总是共享相同的角度或有时甚至会说同一语言。

现金流量的可见性和支出的应计不是重要的,利用队伍或买家经常关注的是。然而,在订购阶段,也许甚至早些时候,财务和AP团队能够评估和理解足够的信息来评估和理解应计会计的足够信息非常重要。

报告和业务智能对于组织中的每个人理解业务中正在发生的事情非常重要。P2P软件配备了生成报告、揭示活动模式和趋势的手段,采购团队可以利用这些手段获得对合同使用情况的洞察,计划未来的采购浪潮,并通常保持对整个企业的采购活动的领先地位。

对于应付账款团队,所需的智能是相似但足够不同,需要规划和部署。

“订购但未发票”的详细观点对应付账款团队的账户比最终用户买家更重要。虽然用户主要关注“订购但未交付但未交付”的物品,但金融和AP人员对累计未来的曝光和了解发票的途径更感兴趣,特别是当订单到发票时间轴重叠时会计期间的结束。

获得报告权。确保您知道财务团队所需的商业智能,以及您可以根据P2P系统的需求提取该信息。

获得报告权。确保您知道财务团队所需的商业智能,以及您可以根据P2P系统的需求提取该信息。

加快“请购到发票”流程不仅会影响对现金流的需求,还会影响财务团队对此进行预测和计划的能力。确保财务团队从一开始就拥有报告和商业智能,这将使周期的加速成为一个纯粹的积极因素。

从P2P到S2P及以后

随着时间的推移,P2P软件的范围已扩展到更充分的涵盖当今工作场所的现实,而不是每个人都存在于传统的“上游”或“下游”角色。

随着更动态的目录界面的出现,以及协作工具、工作流和批准规则的包含,“购买到支付”已经扩展为“请求到支付”,而且最近,上下游之间的划分已经变得越来越不相关。

通过发送竞购,即时RFQ和动态折扣功能现在可供买方使用,源代码作为综合过程现在是现实。以前标记为“上游”的过程 - RFP,战略采购事件和合同管理- 现在是一个更有机,统一,端到端工作流程的一部分。

采购专业人员有能力来利用关键商品,并将采购波的结果作为谈判合同,最终引发购买目录。集成技术实现自动化此过程会产生甚至进一步扩展模型的可能性。

利用该功能并将技术映射到您的公司 - 以便它成为一个解决方案,而不仅仅是另一个系统 - 意味着不仅仅是在上游扩展软件功能。

规划和预测考虑到采购流程以及金融势原需要处于P2P战略的核心。采取这种方法,您将能够建立一个采购软件系统,允许您在IT核心中进行财务计划和规则的课程,然后执行该课程,从采购,承包和购买里程碑上时钟一路上。

远远超过一个对AP团队引导的购买系统,它将允许采购和金融在完美的协调中共同努力,以提供真正的实现储蓄。

概括

为您的企业设计和部署完美的P2P解决方案是在整个组织中管理变更和实现对齐方面的练习。它是协作过程。采购和财务需要相互意识,并开放给予和接收投入和反馈。

计划在一起,克服合作伙伴关系的问题并积极避免其他部门的痛点,不仅可以推动更成功的工作关系,还可以促进P2P解决方案所期望的成功。

如果没有意图驾驶相互成功的意图,风险将是一个在采购和金融之间脱节的系统 - 在连接需要最连贯和完整的地方。

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